Qual a importância e a abrangência da Intranet para a comunicação interna da sua organização?

A comunicação interna ou endomarketing é um tema complexo e polêmico. Entretanto, sempre recebeu, por parte dos decisores das organizações, atenção e cuidado inferior àquele de que efetivamente necessita.

Dentre as estratégias contemporâneas, a intranet assume função fundamental como meio de comunicação entre a organização, seus colaboradores e clientes internos. Quando bem estruturada e flexível, no sentido da interação, abre um canal de fluxo permanente de informações e comunicação oficial com todos os públicos, transformando-se em um instrumento essencial à rotina dos colaboradores e clientes internos, provavelmente a primeira opção de fonte para obter informações, notícias e interagir com a organização.

Em geral, essa não é uma tarefa fácil. Para se obter sucesso nessa missão, faz-se necessário vincular o dia a dia dos colaboradores à intranet. Para isso, é fundamental realizar mudanças na sistemática de comunicação e migrar todos os processos internos para ela.

É necessário tornar a Intranet essencial ao trabalho individual e de cada um. Enfim, planejar e executar essa tarefa assume grau de complexidade equivalente ao planejamento e execução do próprio Portal.

Surgem, então, duas questões fundamentais a serem respondidas para a eficácia máxima dos processos de comunicação interna com os diversos públicos interno da organização: A intranet de sua organização está funcionando bem e adequadamente? Ela oferece dados, informações e interação completa em relação a todos os processos organizacionais estabelecidos?

Em um breve benchmarking, aleatório mesmo, entre portais de organizações sociais de diversos tipos e tamanhos, percebe-se com facilidade que, em geral, a intranet não funciona plenamente, nem é para seus usuários internos o principal meio de comunicação e fonte de informação sobre a organização onde atua. Ou seja, em geral, a Intranet não funciona bem, pelo menos, tão bem como poderia funcionar.

Em vista disso, pesquisei e compartilho, aqui, alguns fatores chave de sucesso para que a intranet seja o mais eficaz possível:

·         A interface precisa ser o mais amigável possível.

·         A interatividade precisa ser privilegiada e plena, valorizando a individualidade na coletividade. Ela deve privilegiar e estimular as manifestações pessoais.

·         O espaço para interação entre os colaboradores deve ser valorizado - mensagens aos aniversariantes; galeria de fotos de confraternização.

·         A atualização periódica das informações e dados precisa estar garantido, e o ideal é que ela seja assegurada com a participação dos colaboradores a partir dos diversos setores.

·         O acesso ao ambiente, interno e externo a própria organização, precisa ser facilitado.

·         Ela precisa ser a fonte privilegiada, oficial, de informações - substitui os tradicionais murais de avisos.

·         Ela precisa ser a origem de todos os processos internos  - adiantamento de viagens, solicitações de reembolso, impressão de holerite, disponibilidade de ponto eletrônico.

·         Ela precisa se constituir em ferramenta útil para o dia a dia do colaborador.

Compartilhadas essas informações, quero agora conhecer a realidade em relação ao endomarketing das organizações dos que acompanham este Blog. Independente de sua função ou cargo, observe atentamente o sistema de comunicação interno de sua organização, e, compartilhe com todos nós, como você o vê. Sua contribuição ajudará  todos a melhorarem.

Aguardamos  a contribuição de cada um.